Politique de confidentialité

Ass. Hwalmoodo Switzerland / HMD Basel (« nous », « notre », « nos ») s’engage à protéger vos données personnelles et à respecter votre vie privée conformément à la Loi fédérale suisse sur la protection des données (revDSG) et, le cas échéant, au Règlement général sur la protection des données de l’UE (RGPD).

Cette politique de confidentialité explique comment nous collectons, utilisons et protégeons les données personnelles relatives à notre site web, aux rendez-vous, aux paiements, aux adhésions et aux activités du club.

1. Responsable du traitement des données et personne responsable

Ass. Hwalmoodo Switzerland (aussi HMD Basel)
Kleinhüningerstrasse 205, 4057 Bâle, Suisse
📧 info@hmdbasel.ch
👤 Responsable de la protection des données : Franco D’Agostino

Nous sommes responsables du traitement des données personnelles tel que décrit dans le présent avis, sauf indication contraire.

2. Principes généraux

Nous collectons et traitons des données personnelles uniquement dans la mesure nécessaire pour :

exploiter notre site web et nos services en ligne,
gérer les rendez-vous, les paiements, les adhésions et les événements, et
remplir nos obligations légales ou contractuelles.

Nous appliquons des mesures de sécurité de pointe pour protéger vos données contre l’accès non autorisé, la perte ou l’utilisation abusive. Nous ne vendons pas vos données personnelles et ne les partageons pas avec des tiers non affiliés.

3. Visiteurs du site web

3.1 Analytics (Umami Cloud – Région UE)

Notre site web utilise Umami Cloud (région UE) pour des analyses de trafic anonymes.

Aucun cookie ni identifiant personnel n’est utilisé.
Des données telles que les pages vues, le type d’appareil et les URL de référence sont collectées sous forme anonymisée.
Les adresses IP sont anonymisées et non stockées.
Les données restent dans l’UE et sont traitées conformément aux normes de confidentialité d’Umami.

Ce traitement repose sur notre intérêt légitime à surveiller et améliorer notre site web (Art. 6(1)(f) RGPD / Art. 31 revDSG).

4. Réservation de rendez-vous (Setmore)

Lorsque vous réservez un essai ou une séance via Setmore, nous collectons :

Nom
Adresse e-mail
Numéro de téléphone
Détails du rendez-vous

Ces données sont traitées pour la planification, les confirmations et les suivis. Les réservations sont traitées conformément à la Politique de confidentialité de Setmore.

5. Autres inscriptions

Pour l’inscription anticipée aux cours à venir, nous pouvons utiliser des formulaires basés sur Notion :

Nom
Adresse e-mail
Numéro de téléphone
Détails du rendez-vous

Les données sont utilisées uniquement pour contacter les participants intéressés concernant le cours spécifique. Elles ne seront pas partagées avec d’autres parties et seront supprimées sur demande ou une fois l’inscription au cours terminée. Pour plus de détails, consultez la Politique de confidentialité de Notion.

6. Paiements et facturation

6.1 Paiements et facturation des membres (Payrexx)

Les paiements et les abonnements sont gérés via Payrexx.

Les données traitées peuvent inclure :

Nom
Adresse e-mail
Détails de facturation et de paiement

Les données de paiement sont traitées directement par Payrexx selon leur Politique de confidentialité. Nous ne stockons pas et n’avons pas accès aux détails complets de la carte.

6.2 Comptabilité et autre facturation (Zoho Books)

Les données comptables sont traitées via Zoho Books. Seules les données nécessaires à la facturation et à la comptabilité sont traitées, conformément à la Politique de confidentialité de Zoho.

7. Gestion des membres du club

Nous conservons les données des membres à des fins administratives, de communication et de comptabilité.

7.1 Système CRM (Firebase)

Notre CRM personnalisé fonctionne sur Google Firebase.

Les données stockées peuvent inclure :

Nom, date et lieu de naissance
Adresse, e-mail et numéro de téléphone
Numéro d’assurance ou de caisse maladie
Détails d’adhésion et de participation

L’accès est réservé aux administrateurs autorisés du club uniquement.

7.2 Documents de l’association

Certains documents officiels du club sont stockés en toute sécurité sur les plateformes Microsoft ou Google Cloud et peuvent contenir des données personnelles similaires (par ex. listes de membres, formulaires). L’accès est limité aux responsables du club.

8. Communication et marketing

Pour les essais, les membres actifs ou les personnes intéressées, nous pouvons occasionnellement envoyer : des invitations à des entraînements ou événements, des offres d’adhésion ou d’autres informations relatives au club.

Ces communications peuvent être envoyées par e-mail, téléphone ou applications de messagerie (par ex. WhatsApp). Vous pouvez vous désinscrire à tout moment en : nous envoyant un e-mail à info@hmdbasel.ch ou en utilisant le lien de désinscription fourni. Nous respecterons rapidement toutes les demandes de désinscription et fournirons un retour.

9. Participation à des événements externes

Pour inscrire des membres à des événements externes (par ex. tournois), nous pouvons partager des données personnelles limitées telles que nom, date de naissance et coordonnées avec les organisateurs (par ex. WAKO Suisse). Ce partage est strictement limité à ce qui est nécessaire pour la participation à l’événement.

10. Photos et vidéos

Pendant les séances d’entraînement et les événements du club, nous pouvons occasionnellement prendre des photos ou enregistrer de courtes vidéos pour la documentation interne ou pour promouvoir HMD Basel sur les plateformes de médias sociaux telles qu’Instagram et Facebook, ainsi que sur notre site web.

La participation à ces médias est entièrement volontaire. Lorsque vous êtes visible, votre image sera utilisée uniquement à des fins légitimes de communication et de promotion du club, et vous pouvez demander le retrait à tout moment en nous contactant à info@hmdbasel.ch.

11. Autres inscriptions

En tant qu’association sportive enregistrée, nous pouvons être tenus d’enregistrer des membres ou des participants auprès de fédérations sportives ou d’organismes directeurs concernés (par ex. Swiss Olympic, WAKO Suisse) pour permettre la participation à des compétitions officielles, des classements ou des activités liées aux fédérations.

Ces inscriptions peuvent impliquer le partage de données personnelles de base (par ex. nom, date de naissance et coordonnées) avec ces organisations. Nous vous informerons si et quand une telle inscription est nécessaire, et elle ne sera effectuée qu’avec votre consentement ou selon les besoins pour votre participation à des activités spécifiques.

12. Conservation des données

Nous conservons les données personnelles uniquement le temps nécessaire pour remplir les objectifs décrits :

Analytics du site web : anonymisées et agrégées uniquement
Données de rendez-vous et de paiement : conservées comme requis pour les obligations comptables et légales
Données des membres : stockées pendant l’adhésion active et les périodes de conservation légales par la suite

Les données qui ne sont plus nécessaires sont supprimées en toute sécurité ou anonymisées.

13. Sécurité des données

Nous utilisons des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles, notamment :

transmission de données cryptée (HTTPS)
contrôles d’accès sécurisés
utilisation de fournisseurs cloud réputés

14. Vos droits

Conformément au revDSG suisse et au RGPD de l’UE, vous avez le droit de :

demander l’accès à vos données personnelles,
demander la correction ou la suppression,
retirer votre consentement (le cas échéant),
vous opposer au traitement, et
demander des informations sur la manière dont vos données sont traitées.

Vous pouvez exercer ces droits en nous contactant à : info@hmdbasel.ch

Nous traiterons votre demande rapidement et fournirons un retour conformément à la loi applicable.

15. Services et liens tiers

Notre site web et nos outils peuvent renvoyer vers des services externes. Nous ne sommes pas responsables de leur contenu ou de leurs pratiques. Veuillez consulter leurs politiques de confidentialité pour plus de détails :

16. Mises à jour de cette politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique de confidentialité périodiquement pour refléter les changements juridiques ou opérationnels. La dernière version sera toujours disponible sur hmdbasel.ch/privacy.

17. Contact

Ass. Hwalmoodo Switzerland (aussi HMD Basel) Kleinhüningerstrasse 205, 4057 Bâle, Suisse 📧 info@hmdbasel.ch 👤 Responsable de la protection des données : Franco D’Agostino